タイムリーな情報を報告する - 仕事のできるビジネスマンになる為にやるべき事

業務では色々な資料を作成したり、報告をするシーンが間々あると思います。

こういう報告ってタイミングがすごく重要だなーとよく感じます。

同じ情報を提供するにしても、タイミングが悪ければ大して価値の無いものとなってしまいますし、タイミングが良ければ「そう！これこれ！この情報が今欲しかったのよ！」と喜ばれ評価され、報告をいつ行うか？は、ビジネスマンにとって非常に重要なことであると思います。

そのためには、やはりスケジュール管理、段取りが大切なんですよね。

決算開示に関わるビジネスマンであれば、最終的な開示日からさかのぼり、決算の情報をいつまでに集めるのか？分析した形でいつ上司に伝えるのか？ストーリーをどのタイミングで作るのか？などなど。

実際に社外に対して説明をする偉い人の立場になって考えると、このタイミングまでにはここまでの情報が欲しいな、開示の何日前にはストーリーを固めておきたいな、細かな枝葉の部分はこの期間に確認するかな、とゴールに向けたスケジュール感というのは持っているはずです。

もし、予算に関わるビジネスマンであれば、予算の会社としての決議がここの取締役会で行われる、ということは、上司にはその前までに予算にかかる情報を分析したうえでインプットしてあげないと、情報の価値は半減します。

予算の決議にかかる会議の後になってから、いくら詳細な情報を渡されても時すでに遅し、それであれば粒度は荒くても構わないので、会議の前までに情報を渡し理論武装させてあげたいものです。

私も個人的にとても段取りを意識する方ではあると思うのですが、上司の相談した際などは、「この情報ってここまでに渡した方がよくない？週末には報告をする場があるからそこまでにインプットしてあげないと情報の価値がなくなるよ」と、いまだに指摘をされ、ハッと気が付くことがあります。

段取りを意識している方です、なんて言ってた傍から恥ずかしくなります。

仕事をしていると、どうしても自分の業務にばかり目が行って全体感やそもそもの目的がぼやけて今う事があると思います。

最近特に意識しているのが、

「この仕事って、いつだれが何のために必要な情報を取りまとめているんだっけ？」

と考えるようにすること。

そうすると、

「週末の経営会議に業績の報告をやるスケジュールだから、そこまでに情報を渡してあげないといけないな。」

となり、タイムリーな報告になっているものと思われます。

あとタイムリーな事に加えて情報の粒度感も大切ですよね。

偉い人に対しては、細かい情報よりも、全体感が伝わるように抽象化して報告をしてあげる事、逆に担当レベルではもう少し詳細な情報が必要となる事。

会議体によっても報告の粒度を工夫することは必要で、役員への報告の会議であれば、議論の必要はないので数字も大括りでまとめたもの、報告も全体がわかるものでよいでしょう。

これが分析の会議であれば大括りな数字だけを出されても議論ができないので、どこの何がどういう状態？その根拠は？が語れるレベルの情報が必要となります。