すぐにまとめる癖をつける

上司からの課題の提供、

部下からの案件の報告、

タスク会議の議論の内容、

貰ったら貰ったっ放し、やったらやったっ放しになっていませんか？

直ぐに理解ができて、ポイントは何か？問題点はどこにあるか？改善には何が必要かとポンポン出てくる人は、改めてまとめなおす必要はないです。

まぁ、でも、そんなんだったら誰も苦労しませんよね？

となると必要なのは、情報の提供や議論が終わった直後、まだ記憶が鮮明なうちまとめなおして、自分なりに論点整理を行うことです。

これを行うとどうなるか？

他人から提供されたとっちらかった情報を自分なりに再整理を行うと、他人に説明できるレベルまで落とし込むことができます。

これはかなり大切なことで、他人に、主には上司にだと思いますが、キチンと情報を伝えることができないと「情報がとっちらかっていて整理できていないなぁ。。いまひとつ言いたいことがよくわからん。。」となります。

報告を受ける側の立場にもなったことがあるかと思いますが、要点が良く抑えられていて、質問にも的を射た答えが来て、そこからポンポンと小気味良い会話のキャッチボールができる人と、そもそも初めの報告内容から論点がまとまっておらず、「こいつ自分でも理解し切れてないんとちゃうかー？」と疑いをもってしまうようなレベル感で、こっちからの質問に対しても「いや、聞きたいのはそことちゃうねんけどー。。」という回答しか得られないのに、口癖は「要するにですねー」とか。全然要してへんからなと突っ込みをいれると話が進まない事が間違いないので、「こういう事かな？」なんてこっちから整理した案を提供してみる、みたいな。

なんかうまい事会話がポンポン進むと、まー、この子の思惑通りに方向に進められてるのかもしれないなとも思いつつも、まーいっか、行ってる事正しいし、という気持ちになります。

逆にですね、何言うてんのかよう分からん場合は、なんかもう、一事が万事なんちゃうの？というレッテルまで貼られかねず、非常にリスクが高いです。

じゃーとうやってまとめるの？っていう話ですが、これも大した話ではなくて、議論した内容をまとめなおして、自分なりに整理するだけです。

A案件について色々と情報が飛び交っていたけれど、問題点は進捗が遅れている事と追加コストがかかる事、原因はAブロックで元々の仕様に誤りがあったこと、既に改善には着手済みではあるものの、追加でかかるコストは〇円くらいで、遅延は△ヶ月くらい。

上司報告用に情報をインプットするのであれば、これくらいで十分。これを会議が終わったらすぐにやるだけ。時間が経てば経つほど、記憶は曖昧になるし、まとめてやろう！というやる気も無くなってくる。

パソコンでチャチャと打ち込むだけ、ノートにサラサラとまとめるだけです、やって損はないと思いますよー。