二の轍を踏まない

仕事を行う上で最も嫌がられることの一つが

「同じ間違いを繰り返すことです。」

これ、前も言ったよね？

なんで同じことやってるの？

早くリカバリーしなよ。

お分かりかと思いますが、改善思考のない人間と烙印を押されかねません。

同じ間違いを防ぐ手段としては、私がやっているのは、とってもありきたりなことなのですが、この3点です。

・目に入るところにメモを取る事

・仕組みを作る事

・スケジューラーに登録をしておく事

メモは皆さん取っていると思いますが、間違えてしまった事象を記録します。

資料つくりで間違ってしまった場合は直接Excelとかのファイルに書き込むようにすると、作っている最中に気が付くことができるので効果的です。

コメント風に「前年同期になっているか条件を確認」とかいれておきます。

そうすると資料を作って「できたー！」となったときに「おっ」と一息つくことができ、そこでコメントの注意書きを確認することができます。

陥りがちなのがメモはとっているのにどこに書いているのすらわからなくなってしまい、メモを取ったことを忘れてしまう。結果、次回同じ資料を作る際に、「何か前回間違えて注意されたなー。。」位のレベル感でしか思い出すことができず、同じ過ちを繰り返す・・・。。

具体的に何が間違っていて、次はどうするのかまで落とし込めていないと、特に資料つくりの際には同じ過ちを繰り返してしまいます。

仕組みを作ってしまうというのも実は簡単なことで、異なる資料で売上高が乗っているのですが数字が間違っているというミスをした場合、Excelの簡単な関数を入れて、案マッチしていれば「NG」とでるようにしておくのです。

そうすれば数字が間違っていれば再確認が漏れることはありませんし、いちいち目で見なくても自動でチェックすることができます。

資料作りで数字の間違えであれば関数を一つ入れて自動でチェックができるんだけど、Excel上の話ではなくて段取りが得意じゃないからやること自体が抜けてしまうんだよなー。。

そういう場合もチェックリストが有効です。業務単位でToDOリストを作っておくのです。段取りという意味も含めると「いつやるのか」という要素も含めてあげると、より効果的です。更には複数人を束ねて行うような場合であれば「誰が」の要素も含めれば、いつ、だれが、なにをやるのか、といった段取りリストがスケジュール表もかねて出来上がるので漏れもなくなります。

スケジューラーに登録しておく利点としては、該当する業務をやること自体がもれてしまっては元も子もないので、やること自体が漏れることを防止できます。

私は一般的なMicrosoftのスケジューラーを使っていますが、ここには細か業務内容まで記す必要はなく、「〇〇資料作成」や「△△対応」といった具体に、自分が「あ、このタイミングでこれやらなきゃな。」とわかるレベルで十分かと思います。

そしてスケジューラーの業務をここでやらなきゃな⇒チェックリスト見て段取りはこうだな⇒資料をみて個別具体的にはこのようにやるのだな。と大きいところから小さいところに落ち仕込むように見れば、全体からしても漏れがなくなります。

同じ間違いをしないだけでなく、防止策としてここまでやり、仕組み作りまでおこなっているので、今後は同じようなことは誰がやっても起こりません。ここまでいければミスのマイナス以上に「お、こいつは改善思考があるな」と挽回プラスαまで持って行けるかもしれません！