仕事のできる人は文章が簡潔で分かりやすい

「うわー、このメール、長っ！んで、結局何を伝えたいんや・・・」

文書やメールを使って依頼を行う場合が多いと思うが、もう見るだけでうんざりするようなメールをよく目にする。

書いている人も決してサボっているわけではなく、色を変えてみたり、文字の大きさを変えてみたり、色々と工夫の跡は見られるのだ。

しかし、正直まず見る気が失せ、いやいやそんなことではいかん！と頑張って読むのだけれど、結局何を伝えたいのかよくわからず、最後には直接聞きに行く・・。

仕事ができるなーと感じている人のメールは恐ろしくわかりやすい。特に仰々しい表現を使っているわけでもなく、カラフルなわけでもないのに、「あ、ポイントはそこなのね。」と頭にスーッと入ってくる。依頼文のみならず反論したり証明したりする必要がある場合にも、言い訳っぽく見えることもなく、でもしっかり前提の説明もして、最終的には主張を通してしまう。私自身も真似しようと試みてはいるが、なかなかあの域には達せない。

文章をわかりやすくまとめる事は仕事の能力を大きく左右する。

まず偉い人は大量のメールが毎日送られれてくるので、ダラダラとした長文なんてじっくりと読んでいる時間なんてない。また頑張って読んでくれたとしても焦点がぼやけ、ポイントは頭に残らない。

まずは読むほうの立場になって考えてみよう。数十ページもある資料、冗長なメール文章、忙しいのに読む気になるであろうか？

１枚にポイントがしっかりと記載されている明確な資料のほうが、読もうという気にもなるし覚えてもらえる確率も高くなるのだ。

私の場合、可能な限りわかりやすく簡潔な文章とするための工夫としてこんなやり方をしている。

まずは一旦箇条書きでも冗長的な文章でもよいから伝えたいことを全て書ききる。

次に重複している箇所を削除する。

重複箇所がなくなったら、文章の並びを分かりやすいように並び替える。これは幾つかのパターンがあって、目的、背景、依頼内容と並べる場合と、大きな項目から始め、徐々に小さな項目に絞っていく場合がある。

そして、最後に表現を確認する。

重要なのが文書の重要度にもよるが直ぐには発信してしまわない事。少し時間をおいて全体を読み返すと必ず不自然な表現が見つかる。この確認を経て発信するようにしている。

分かりやすい表現ができる論理的思考を持ったビジネスマンか、はたまた、重複だらけでポイントがズレている残念なビジネスマンなのか。。

皆さんのメールはしっかりと見られてますよ！