資料の作り方 細かいミスですべてが台無し

「なんやねん、この資料、体裁整ってないやんか。ってか単位なんぼやねん？」

仕事柄、数字の資料を作ったり見たりすることが多く、過去に上司によく叱られた。

「数字が見られたら、ええやんけー。。」

と、その時は思っていたのだが、見る機会が増えた今、当時の上司の言葉の意味がよくわかる。

数字の資料である以上、数字の誤りは許されないのだが、枠線が消えている部分がある、幅が他と違う列がある、等々、体裁が崩れていると、「これ、手で直した？数字あってる？てか全体的に大丈夫？」という疑念が生まれる。更に１か所でも数字に間違いがあると資料全体の信憑性が一気に薄れる。

「もう１回全体的に見直して。」

申し訳ないがそういわざるを得ない。

この人仕事できるわーと感じる人は資料一つとっても仕事に対する自分への厳しさが見えることが多い。

プレゼン資料の場合であれば、見やすいフォントで揃える、文字の大きさも適切、全体のバランスも流れが見えてわかりやすい等々、見る側の立場になるのはもちろん、小さなズレやミスで焦点がそっちに向いてしまわないよう、徹底的に作り上げている。

対して仕事のできない人の資料は見るも無残。体裁なんて気にしないものだから、そもそもプレゼン資料なのに字が小さすぎて見えない、ところどころ枠をはみ出している、「いやー、これくらいいいと思ってー」って仕事に対する厳しさはみじんも感じられない。見てるほうも汚い資料が気になって内容なんて二の次になってしまう。

私も自分のプレゼンを見返した時に、「何が原因かよく分からないけど、見づらいなー」と過去に感じたことがあった。それをきっかけに、必ず守るようにしているポイントがいくつかある。ちょっとそれを語りだすと相当長くなってしまうので、「見やすいプレゼンのポイント」として別途紹介したいと思う。

具体的なプレゼン資料の作り方とは別に、資料を作る上でも私自身が必ず守るようにしていることがある。これは発信文書と同じ内容でもあるのだが、一旦作りきったらすぐにリリースせず必ず時間をおいてから見直す事。

この一見あまり効果がなさそうな動作が、資料の誤りを見つけることが経験上非常に多い。おそらく資料を作り終わった際には「自分が何度も確認して作っているので絶対に間違いはない！」という気持ちでチェックをするのでなかなか間違いも見えてこない。

一方少し時間を置くと「自分が作ったんだ！」という強すぎるこだわりなくチェックすることができるので、客観的に一段上から確認できるのだろう。

「こいつの資料は美しいな」、一目置かれる日も遠くありません！