優先順位 段取り良く時間を配分する

「いつまでに誰が何をやるの？」

納期が決まっている仕事では遅れることは許されない。

遅れてしまうと信用を失ってしまうからだ。

仕事ができる人は段取り力に非常に優れていることが多い。最終成果物の提出日から逆算して、やるべき業務を項目ごとに美しくリスト化。項目にもそれぞれ納期が記載されており現在の進捗状況も一目でわかる。担当者も明記されているため、責任の所在もハッキリしており、誰が主導で業務を行うかも明確だ。お見合いやポテンヒットも未然に防ぐことができる。

このようにやってみたいのだが、チーム全体の段取りを組むのが難しいと感じているのであれば、まずは自分のスケジュールを組むことでトレーニングすることをお勧めする。

やり方は極めて簡単で自分がその日１日にやることをスケジュール化して書き出すだけ。これを朝一に整理して書き出すか前日帰宅する前に済ませておく。

おそらくは報告の場や会議なども１日のうちには組み込まれているはずなので、その時間以外のところで自分の時間をどこに充てるかを考えて書き出すのだ。

午前中がもし2,3時間まとめて空いているのであれば、パワーを使って集中してあたらなければならない業務を割り当て、会議の間で細かい時間しか取れないのであれば、会議の議事をまとめる、もしくは、中断しても差し支えのない事務処理を取り進めるなどだ。

特に書き出していると1日にやるべきことが目に入るので「あとなにやるんだっけ？」と無駄に考える時間がなく、効率的に進めることができる。

合わせて1週間単位の予定も立ててみるとよい。やるべきことを書き出し、納期を追記する。自分の業務であれば大体どのくらいの時間がかかるのかわかると思うので、自ずといつから取り掛かればよいのかも頭に入ってくる。

非常に単純なことのように思えるが、書き出しリスト化するだけでも業務の効率は断然変わってくる。更に終わった業務にチェックなり横線をひいたりすると、自分が片付けて行った業務が見え達成感もあるので、やる気も継続するというものだ。

合わせて考えてみたいのが、「何のために何をやっているのか？」。

今やっている業務の目的は一体何なのか？時間をかけて作業をしているが本当に必要なものなのか？

目的を理解していないと、「作業をすることが目的」となってしまい、忙しいのにやるべきことがなされていないという事態にもなりかねない。

目的は何なのか？手段はどのようなものがあり効率的な方法を選べているか？

ここを抑えるようにしておくと、同じ目的で網羅されている資料があるため省いて時間を作るとか、より効率的なアプローチで時間を短縮するとか、貴重な時間を捻出することができる。

「彼、彼女に任せておけば安心だ」

段取り力が身に付けば上司からそういってもらえる日も遠くない、かも？！