整理整頓 整理力は生産性を大きく左右する
「整理と整頓って意味が違うんだー!」
昔、「トヨタの片付け」という本を読み初めて知った時は衝撃だった。(お恥ずかしい。。)
整理とはいるものといらないものを分ける事。
整頓とは必要な時に必要な情報を出せる事。
なので、順番としては、要る情報と要らない情報を整理して、要ると判断された情報を必要な時に取り出せるように整頓しておく、そんな流れだ。
「いるものといらないものを分けるのが難しいんだよなー」という場合は、要るもの要らないものの他に判断ができないものを用意する。
要るものは整頓しておき、要らないものは捨てる。判断できないものは一旦とっておくのだが必ず期限を決める。自分だけの資料であれば3か月間使わなければ捨てる、皆で使う資料であれば、〇月までに取り出さないと消しちゃうフォルダでも作り、皆に通知の上、期限が来たら消す、といった要領。
私の場合、臆病なので時限は1年間と長めに設けているが、一旦捨てたものを「あれー、失敗。。」と感じたことは1度もない。やはり使わないものは使わないのだ。
ファイルや無形のものは、まだPCの容量を食うだけだが、有形であれば場所もとる。場所を取るということはそれだけコストがかかっていることにもなるし、新しいものを買おうとした際にも妨げになる。
有形の場合、使っていないものは大概倉庫の奥のほうに眠っていると思うが、これを白日の下に晒し、〇月〇日までに必要と申し出る人がいない場合は捨てます!と宣言してしまうのだ。不良在庫はコストを食う悪である。
整理力と生産性の話に戻そう。
仕事のできる人は物事を整理するのがとてもうまい。事象がゴチャっと固まっていても、「整理すると、まず基準としてコレがあるから、3つに切り分けられる」と、「おー、そういうことだったのか、じゃーこう進めますか」と驚かされることも少なくない。
整理する力は生まれ持ったものではなく鍛えることができる。先程の資料の整理でも要るものと要らないものを分けたが、なにをもって要不要の判断を行うのか基準を持つことで対応が可能となる。
会議の際のメモも記憶が新しいうちに整理する癖をつけておいたほうが良い。メモは話された内容がランダムに書かれていることが多いと思うが、これを自分なりに基準を持って整理し、要らない情報は捨て、要る情報を分かりやすくまとめる、これだけでかなり整理する力は鍛えられるはずだ。
私も会議の後は速攻でまとめなおすようにしている、また、部下整理する力をつけてほしいを思っているので、会議の後に短い時間で議事をまとめ参加者全員に送り付ける運用を取っている。初めは内容も事細かで次の日にならないと出てこない場合もあったが、最近はその日中にポイントが絞られた議事メモが送られてくるようになった。明らかに鍛えられている。
こいつは整理できる人間か、、上司に机の上を見られているかもしれませんよ!